Cyfryzacja procesów przetwarzania informacji w dobie pandemii
O rozwiązaniach informatycznych wspierających pracę zdalną
w przedsiębiorstwach wod-kan
Chociaż większość z nas zapewne doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jak wiele korzyści niesie ze sobą wykorzystanie nowoczesnych narzędzi informatycznych w codziennej pracy oraz cyfryzacja procesów przetwarzania informacji, to jednak
w dobie pandemii nabrały one zupełnie nowego znaczenia.
O tym, z jak wieloma wyzwaniami przyszło nam wszystkim się zmierzyć dziś już nawet nie trzeba szeroko pisać. Każda firma z dnia na dzień stanęła przed koniecznością rozwiązania licznych problemów, związanych z brakiem możliwości realizowania swoich zadań w normalnym trybie - w ramach wypracowanych przez lata procedur. Nagle to, co stanowiło o sile danej organizacji - bliska współpraca i sprawna komunikacja pomiędzy pracownikami - musiało nabrać zupełnie nowego charakteru. Spełnienie sanitarnych obostrzeń i wytycznych, konieczność ochrony zdrowia - realizowana przede wszystkim poprzez izolację i pracę w trybie „home office” - stały się wyzwaniem, z którym musiał zmierzyć się każdy Zarząd. Jak w każdym kryzysie i w tym przypadku liczyła się szybkość reakcji oraz trafność podejmowanych decyzji. Szczególnie, gdy walka z niewidzialnym wrogiem o nazwie SARS-CoV-2, ostatecznie toczyła się o losy miast i gmin oraz nieprzerwane dostawy wody dla ich mieszkańców…
Ryzyko związane z COVID-19 w jednej chwili wywróciło znany nam świat do góry nogami, także w obszarze podejścia do narzędzi IT. Jak dotąd, sięganie po nowoczesne rozwiązania informatyczne - choć bardzo ważne z punktu widzenia rozwoju prowadzonego biznesu - właściwie mogło pozostawać jedynie kwestią wyboru, świadomości i otwartości na cyfryzację procesów. Obecnie -
w sytuacji bezwzględnej konieczności realizowania wielu kluczowych zadań zdalnie - cyfrowe przetwarzanie informacji, zdolność do sprawnej komunikacji na odległość i możliwość dostępu do dokumentów nie tylko z poziomu biura, stanowi o „być albo nie być” firmy.
Bieżąca rzeczywistość pokazała, że bez odpowiedniego wsparcia ze strony narzędzi IT zwyczajnie nie da się dziś już funkcjonować. W powszechnym użytku znalazły się komunikatory, umożliwiające zdalne spotkania zespołów pracowniczych. Jeszcze ważniejsze stało się właściwe wykorzystanie możliwości posiadanego w firmie systemu ERP, na co dzień wspierającego zarządzanie firmą i jej funkcjonowaniem. Od możliwości posiadanego systemu zależało to, czy możliwa będzie dalsza obsługa interesantów w sytuacji, gdy stacjonarne biura obsługi zostały zamknięte, czy możliwa będzie realizacja procesów w obrębie rozproszonej na niespotykaną dotąd skalę organizacji - w sytuacji, gdy większość pracowników mogła świadczyć pracę z domu. W wielu przypadkach, konieczne stało się pilne doposażenie systemu w moduły, których potrzeby wykorzystania przedsiębiorstwo wcześniej nie dostrzegało. Czasem też, możliwości udostępnione przez producenta w ramach wdrożonego systemu były wykorzystywane tylko w części, co wraz z pojawieniem się realnej konieczności zdalnej pracy i takiej też realizacji zadań, uwypukliło kluczowe zalety tego rodzaju rozwiązań.
I choć sytuacja powoli się normuje, coraz więcej zadań realizować będzie można w siedzibie firmy, zapewne sporo jeszcze czasu upłynie, zanim scenariusz naszej codziennej pracy przypominać będzie ten sprzed pandemii. Dlatego też, niezależnie od tego, jak dobrze radzimy sobie w tym momencie - ucząc się na doświadczeniach własnych oraz pozostałych przedstawicieli branży - warto przyjrzeć się posiadanym w przedsiębiorstwie rozwiązaniom informatycznym i wspólnie z ich dostawcą zastanowić się, jak jeszcze efektywniej wykorzystać ich potencjał, by zarówno dziś, jak i w przyszłości, możliwie dobrze radzić sobie z tak trudną sytuacją.
Firma UNISOFT - choć także musiała przeorganizować własną pracę - wspiera wszystkich swoich Klientów, dostarczając im narzędzi IT, które pozwalają na zdalną obsługę wielu ważnych procesów. Kluczowym jest proces przetwarzania dokumentów, np. faktur zakupu oraz rozliczanie pracowników z realizowanych zadań w trybie „home office”.
Dzięki modułowi Zarządzanie Obiegiem Informacji, dostępnemu w zintegrowanym systemie informatycznym ZSI UNISOFT, możliwy jest elektroniczny obieg dokumentów, a także zdalne przydzielanie zadań oraz ich kontrola. ZOI pozwala na zachowanie porządku wewnątrz organizacji, optymalizując procesy - szczególnie, gdy konieczne staje się ich przemodelowanie ze względu na dynamicznie zmieniającą się rzeczywistość okołobiznesową. W połączeniu z wyspecjalizowanym modułem Ewidencji Dokumentacji Technicznej, pozwala na sprawne ewidencjonowanie i zarządzanie dokumentacją - dotyczącą przygotowania oraz wydania warunków technicznych dla projektowanej sieci wodociągowej lub kanalizacyjnej - jednocześnie zapewniając kontrolę obiegu informacji pomiędzy osobami biorącymi udział w pracach z ww. dokumentami.
Rozwiązania modułu Korespondencja Seryjna ZSI UNISOFT wpierają wysyłkę dokumentów rozliczeniowych (np. e-Faktur), nie tylko realnie obniżając koszt i czas ich dostarczenia do odbiorców, ale także zauważalnie poprawiając windykację należności, dzięki zautomatyzowanemu mechanizmowi powiadomień SMS w przypadku zbliżającego się terminu zapłaty czy też pojawiającej się zaległości. Dodatkowo, moduł ten - za sprawą wbudowanego serwisu e-mail/SMS - usprawnia komunikację z klientami oraz pracownikami firmy.
Serwis internetowy eBOK czy stanowiąca jego odpowiednik aplikacja mobilna mBOK pozwalają na znaczące zwiększenie efektywności dwustronnej wymiany informacji, zapewniając zdalną obsługę klientów w trybie 24/7. Moduły te umożliwiają przedsiębiorstwu udostępnianie odbiorcom m.in. informacji o saldach i płatnościach, jednocześnie przyjmując za ich pośrednictwem zgłoszenia, które w trakcie realizacji potwierdzane są zwrotnie wysyłanymi przez system informacjami na temat statusu i szczegółów rozwiązania sprawy.
Dzięki modułowi ePracownik oraz funkcji Zarządzania Absencjami system ZSI UNISOFT oferuje wszystkim pracownikom firmy możliwość zdalnego sprawdzania stanu urlopu, składania wniosków urlopowych online (które są także w tym trybie kontrolowane i akceptowane przez przełożonego), otrzymywania powiadomień o badaniach i szkoleniach, a także skontrolowania naliczonego wynagrodzenia czy pobrania przygotowanego przez firmę formularza PIT. Wszystko to w trybie 24/7 - z wykorzystaniem posiadanego smartfonu. To bardzo wygodne i praktyczne rozwiązanie.
Dopełnieniem opisanych narzędzi są aplikacje mobilne mMagazyn, mSpisMT czy mTransport. Pierwsza z nich pozwala na zdalne sprawdzanie stanu magazynu, zdalne wprowadzanie dokumentów magazynowych oraz przeprowadzenie mobilnej inwentaryzacji. mSpisMT umożliwia wykorzystanie kodów kreskowych przy inwentaryzowaniu środków trwałych, pozwalając jednocześnie na rezygnację z papierowych arkuszy spisowych. Moduł mTransport daje natomiast możliwość zastąpienia papierowej karty drogowej jej wersją elektroniczną. Pozwala także na wysyłanie kierowcom nowych zleceń, bieżącą kontrolę ich pracy i jej późniejsze rozliczanie w stacjonarnym systemie ZSI.
Wspólnym mianownikiem wszystkich wymienionych systemów i aplikacji jest ograniczenie konieczności kontaktu osobistego przy zachowaniu a nawet wzroście efektywności - a w konsekwencji ograniczenie kosztów.
Szukając remedium na obecną sytuację, będącą wynikiem pandemii - ale także pragnąc zabezpieczyć się na przyszłość - warto wykorzystać wszystkie możliwości, jakie daje nam dziś nowoczesny system do zarządzania przedsiębiorstwem. Być może to nie rozwiąże wszystkich naszych problemów, ale z pewnością pomoże nam w pokonaniu tej trudnej drogi...
Marcin Curyłło, Wojciech Stefaniak [UNISOFT Sp. z o.o.]
