Rozwój cyfryzacji procesów przetwarzania informacji
Chociaż większość z nas zapewne doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jak wiele korzyści niesie ze sobą wykorzystanie nowoczesnych narzędzi informatycznych w codziennej pracy oraz cyfryzacja procesów przetwarzania informacji, to jednak w dobie pandemii nabrały one zupełnie nowego znaczenia.
O tym, z jak wieloma wyzwaniami przyszło nam wszystkim się zmierzyć dziś już nawet nie trzeba szeroko pisać. Każda firma z dnia na dzień stanęła przed koniecznością rozwiązania licznych problemów, związanych z brakiem możliwości realizowania swoich zadań w normalnym trybie - w ramach wypracowanych przez lata procedur. Nagle to, co stanowiło o sile danej organizacji - bliska współpraca i sprawna komunikacja pomiędzy pracownikami - musiało nabrać zupełnie nowego charakteru. Spełnienie sanitarnych obostrzeń i wytycznych, konieczność ochrony zdrowia - realizowana przede wszystkim poprzez izolację i pracę w trybie „home office” - stały się wyzwaniem, z którym musiał zmierzyć się każdy Zarząd. Jak w każdym kryzysie i w tym przypadku liczyła się szybkość reakcji oraz trafność podejmowanych decyzji. Szczególnie, gdy walka z niewidzialnym wrogiem o nazwie SARS-CoV-2, ostatecznie toczyła się o losy miast i gmin oraz nieprzerwane dostawy wody dla ich mieszkańców…
Ryzyko związane z COVID-19 w jednej chwili wywróciło znany nam świat do góry nogami, także w obszarze podejścia do narzędzi IT. Jak dotąd, sięganie po nowoczesne rozwiązania informatyczne - choć bardzo ważne z punktu widzenia rozwoju prowadzonego biznesu - właściwie mogło pozostawać jedynie kwestią wyboru, świadomości i otwartości na cyfryzację procesów. W sytuacji bezwzględnej konieczności realizowania wielu kluczowych zadań zdalnie - cyfrowe przetwarzanie informacji, zdolność do sprawnej komunikacji na odległość i możliwość dostępu do dokumentów nie tylko z poziomu biura, stanowi o „być albo nie być” firmy.
Bieżąca rzeczywistość pokazała, że bez odpowiedniego wsparcia ze strony narzędzi IT zwyczajnie nie da się dziś już funkcjonować. W powszechnym użytku znalazły się komunikatory, umożliwiające zdalne spotkania zespołów pracowniczych. Jeszcze ważniejsze stało się właściwe wykorzystanie możliwości posiadanego w firmie systemu ERP, na co dzień wspierającego zarządzanie firmą i jej funkcjonowaniem. Od możliwości posiadanego systemu zależało to, czy możliwa będzie dalsza obsługa interesantów w sytuacji, gdy stacjonarne biura obsługi zostały zamknięte, czy możliwa będzie realizacja procesów w obrębie rozproszonej na niespotykaną dotąd skalę organizacji - w sytuacji, gdy większość pracowników mogła świadczyć pracę z domu. W wielu przypadkach, konieczne stało się pilne doposażenie systemu w moduły, których potrzeby wykorzystania przedsiębiorstwo wcześniej nie dostrzegało. Czasem też, możliwości udostępnione przez producenta w ramach wdrożonego systemu były wykorzystywane tylko w części, co wraz z pojawieniem się realnej konieczności zdalnej pracy i takiej też realizacji zadań, uwypukliło kluczowe zalety tego rodzaju rozwiązań.
I choć sytuacja powoli się normuje coraz więcej zadań realizować będzie można w siedzibie firmy, to jednak nawyki wypracowane przez ostatnie dwa lata pozwalają na coraz szersze wdrażanie narzędzi do pracy zdalnej. Dlatego też, niezależnie od tego, jak dobrze radzimy sobie w tym momencie - ucząc się na doświadczeniach własnych oraz pozostałych przedstawicieli branży - warto przyjrzeć się posiadanym w przedsiębiorstwie rozwiązaniom informatycznym i wspólnie z ich dostawcą zastanowić się, jak jeszcze efektywniej wykorzystać ich potencjał, by zarówno dziś, jak i w przyszłości, możliwie dobrze radzić sobie z tak trudną sytuacją.
Dobrym przykładem jest firma UNISOFT, wspierająca wszystkich swoich Klientów, dostarczając im narzędzi IT, które pozwalają na zdalną obsługę wielu ważnych procesów. Kluczowym jest proces przetwarzania dokumentów, np. faktur zakupu oraz rozliczanie pracowników z realizowanych zadań w trybie „home office”.
Dzięki modułowi Zarządzanie Obiegiem Informacji, dostępnemu w zintegrowanym systemie informatycznym ZSI UNISOFT, możliwy jest elektroniczny obieg dokumentów, a także zdalne przydzielanie zadań oraz ich kontrola. ZOI pozwala na zachowanie porządku wewnątrz organizacji, optymalizując procesy - szczególnie, gdy konieczne staje się ich przemodelowanie ze względu na dynamicznie zmieniającą się rzeczywistość okołobiznesową. W połączeniu z wyspecjalizowanym modułem Ewidencji Dokumentacji Technicznej, pozwala na sprawne ewidencjonowanie i zarządzanie dokumentacją - dotyczącą przygotowania oraz wydania warunków technicznych dla projektowanej sieci wodociągowej lub kanalizacyjnej - jednocześnie zapewniając kontrolę obiegu informacji pomiędzy osobami biorącymi udział w pracach z ww. dokumentami.
Rozwiązania modułu Korespondencja Seryjna ZSI UNISOFT wpierają wysyłkę dokumentów rozliczeniowych (np. e-Faktur), nie tylko realnie obniżając koszt i czas ich dostarczenia do odbiorców, ale także zauważalnie poprawiając windykację należności, dzięki zautomatyzowanemu mechanizmowi powiadomień SMS w przypadku zbliżającego się terminu zapłaty czy też pojawiającej się zaległości. Dodatkowo, moduł ten - za sprawą wbudowanego serwisu e-mail/SMS - usprawnia komunikację z klientami oraz pracownikami firmy.
Serwis internetowy eBOK czy stanowiąca jego odpowiednik aplikacja mobilna mBOK pozwalają na znaczące zwiększenie efektywności dwustronnej wymiany informacji, zapewniając zdalną obsługę klientów w trybie 24/7. Moduły te umożliwiają przedsiębiorstwu udostępnianie odbiorcom m.in. informacji o saldach i płatnościach, jednocześnie przyjmując za ich pośrednictwem zgłoszenia, które w trakcie realizacji potwierdzane są zwrotnie wysyłanymi przez system informacjami na temat statusu i szczegółów rozwiązania sprawy.
Dzięki modułowi ePracownik oraz funkcji Zarządzania Absencjami system ZSI UNISOFT oferuje wszystkim pracownikom firmy możliwość zdalnego sprawdzania stanu urlopu, składania wniosków urlopowych online (które są także w tym trybie kontrolowane i akceptowane przez przełożonego), otrzymywania powiadomień o badaniach i szkoleniach, a także skontrolowania naliczonego wynagrodzenia czy pobrania przygotowanego przez firmę formularza PIT. Wszystko to w trybie 24/7 - z wykorzystaniem posiadanego smartfonu. To bardzo wygodne i praktyczne rozwiązanie.
Dopełnieniem opisanych narzędzi są aplikacje mobilne mMagazyn, mSpisMT czy mTransport. Pierwsza z nich pozwala na zdalne sprawdzanie stanu magazynu, zdalne wprowadzanie dokumentów magazynowych oraz przeprowadzenie mobilnej inwentaryzacji. mSpisMT umożliwia wykorzystanie kodów kreskowych przy inwentaryzowaniu środków trwałych, pozwalając jednocześnie na rezygnację z papierowych arkuszy spisowych. Moduł mTransport daje natomiast możliwość zastąpienia papierowej karty drogowej jej wersją elektroniczną. Pozwala także na wysyłanie kierowcom nowych zleceń, bieżącą kontrolę ich pracy i jej późniejsze rozliczanie w stacjonarnym systemie ZSI.
Wspólnym mianownikiem wszystkich wymienionych systemów i aplikacji jest ograniczenie konieczności kontaktu osobistego przy zachowaniu a nawet wzroście efektywności - a w konsekwencji ograniczenie kosztów.
Szukając remedium na obecną sytuację, będącą wynikiem pandemii - ale także pragnąc zabezpieczyć się na przyszłość - warto wykorzystać wszystkie możliwości, jakie daje nam dziś nowoczesny system do zarządzania przedsiębiorstwem. Być może to nie rozwiąże wszystkich naszych problemów, ale z pewnością pomoże nam w pokonaniu tej trudnej drogi...
Marcin Curyłło, Wojciech Stefaniak [UNISOFT Sp. z o.o.]
